2. KTP: Data Sensitif yang Seharusnya Tidak Ditahan
Kartu identitas resmi seperti KTP adalah dokumen milik negara yang sah. Secara hukum, masyarakat tidak diwajibkan menyerahkan atau menahan KTP mereka di luar institusi resmi yang berwenang (misalnya, kepolisian atau imigrasi, itupun dalam kondisi tertentu). Meninggalkan KTP di meja resepsionis berarti Anda telah menyerahkan kendali atas data sensitif Anda kepada pihak ketiga.
Menurut regulasi, jika identitas harus diverifikasi, cukup dilakukan dengan menunjukkan KTP, lalu petugas bisa mencatat nama dan NIK (jika benar-benar diperlukan) dan segera mengembalikan KTP tersebut.
3. Risiko Penggunaan Foto Data Pribadi
Banyak gedung kini meminta KTP difoto atau discan. Proses ini jauh lebih berisiko daripada sekadar menahan kartu fisik sementara. Ketika data KTP (termasuk foto wajah, nama lengkap, dan NIK) diubah menjadi file digital, data tersebut berisiko:
- Tidak terhapus setelah kunjungan selesai.
- Disimpan dalam server tanpa enkripsi yang memadai.
- Mudah diakses oleh karyawan yang tidak berwenang.
Pengambilan foto identitas atau wajah harus didasarkan pada persetujuan eksplisit (tertulis atau digital) dari pemilik data dan harus diinformasikan secara jelas tujuan penggunaannya—sesuai Pasal 20 UU PDP.
4. Pentingnya Basis Hukum dan Persetujuan yang Sah
Setiap Pengendali Data Pribadi (dalam hal ini, manajemen gedung) wajib memiliki basis hukum yang sah sebelum memproses data. Basis hukum ini bisa berupa persetujuan, kewajiban hukum, atau kepentingan vital (Pasal 20 UU PDP).
Dalam konteks prosedur masuk gedung KTP, jika alasannya adalah 'keamanan', maka manajemen wajib membuktikan bahwa prosedur tersebut adalah cara paling minimalis untuk mencapai tujuan keamanan tersebut, dan bukan hanya kebijakan sepihak yang memudahkan mereka.
Lebih lanjut, persetujuan dari pengunjung harus diberikan setelah adanya informasi yang jelas dan mudah dipahami. Pengunjung harus tahu: Data apa yang diambil? Untuk tujuan apa? Berapa lama disimpan? Dan bagaimana cara menghapusnya?
5. Kewajiban Pengelola Gedung Pasca UU PDP
Sejak UU PDP disahkan, kewajiban pengelola gedung sangat besar. Mereka tidak hanya harus menjaga data agar tidak bocor, tetapi juga harus memastikan integritas data. Jika terjadi kebocoran data (misalnya data foto KTP pengunjung dicuri), pengelola gedung bisa dikenakan sanksi administrasi hingga denda yang besar.
Oleh karena itu, pengelola gedung harus segera merevisi prosedur masuk mereka agar sejalan dengan UU PDP. Langkah yang lebih aman adalah dengan menggunakan kartu identitas sementara (visitor badge) yang ditukar dengan identitas sekunder seperti SIM atau NPWP, atau cukup mencatat nama dan nomor kontak, tanpa menahan KTP asli.
Solusi Praktis Agar Data Tetap Aman
Jika Anda menghadapi situasi di mana KTP diminta ditahan atau difoto, ada beberapa langkah yang bisa Anda lakukan untuk melindungi data Anda: